Para ACYMA (ACeros Y MAteriales del Noroeste), una empresa originaria de Tijuana nacida en 2004 enfocada en el mercado de la construcción y especializada en acabados, unificar su operación y acelerar sus cierres fue posible gracias a la implementación de Intelisis ERP.
Este caso de éxito analiza la transformación operativa de la organización, con el objetivo de demostrar cómo la contabilidad en línea elimina la brecha entre ventas y finanzas, acelerando la toma de decisiones estratégicas.
El Reto: Desconexión entre la operación comercial y la contabilidad corporativa
Como fabricante del sistema metálico ligero y distribuidor certificado de marcas líderes como Parex-Diego y Cemex, la empresa atiende desde mostradores a amas de casa hasta grandes mayoristas, ferreteros, constructores y contratistas.
Con su matriz en Tijuana y sucursales estratégicas en San José del Cabo, Cabo San Lucas, La Paz, Valle de Guadalupe y Ensenada, la distancia operativa comenzó a generar fricción.
Dentro del sector de materiales para la construcción y acabados, los estudios de gestión administrativa revelan que conciliar manualmente las transacciones diarias de mostrador con los libros contables corporativos consume hasta un 30% del tiempo operativo del departamento de finanzas.
Esta desalineación incrementa el riesgo de inconsistencias en el flujo de caja.
La problemática central antes de la adopción tecnológica abarcaba los siguientes puntos:
- Brecha entre Ventas y Contabilidad: Cierta información no pasaba al área contable, creando un distanciamiento crítico entre la parte comercial y la administrativa.
- Contabilidad Extemporánea: Tiempos de cierre contable lentos debido a la captura duplicada y la falta de integración con las actividades diarias de las sedes.
- Atención al Cliente Dispersa: Complejidad para monitorear el comportamiento de compra de clientes que ejecutan proyectos por obra o por canal de mostrador.
«Integrar la operación en tiempo real elimina la distancia entre ventas y la contabilidad corporativa.»
La Solución: Contabilidad en línea y CRM integrado con Intelisis ERP
Para resolver la falta de integración, la empresa implementó Intelisis ERP con alrededor de 40 licencias, permitiendo que cada transacción generada por un vendedor de mostrador o un asesor de ventas contabilice automáticamente.
Tal como explica la dirección de ACYMA respecto al avance operativo logrado durante el proyecto:
«El principal reto que tuvimos fue el poder empatar la parte comercial con la parte contable; que hubiera esa comunicación mediante el sistema y que cierta información no se quedara en la parte de ventas y pasara a la parte contable. Con Intelisis se logró hacer eso a través de un CRM que se conjuntó y desarrolló con la gente de Intelisis.»
El proceso de transformación se ejecutó bajo los siguientes pilares:
- Contabilidad en Línea Automatizada: Eliminación del trabajo manual del contador; cada actividad o flujo documental en la plataforma genera su registro contable inmediato.
- Integración de CRM y Ventas: Desarrollo e integración del CRM para mantener al equipo de ventas y mostrador totalmente conectados con la operación.
- Implementación Ágil y Colaborativa: Trabajo coordinado entre los líderes del proyecto de Intelisis y la empresa, garantizando una transición ágil con comunicación fluida.
Los Beneficios: Control de compras por obra, inventarios y atención al cliente
La adopción de Intelisis ERP transformó el día a día de la organización, permitiendo al área financiera enfocarse en la supervisión de procesos y la gestión de proveedores.
Estudios en la gestión de cadenas de suministro de materiales demuestran que la implementación de conteos cíclicos diarios en almacén incrementa la precisión del inventario físico por encima del 98%, reduciendo significativamente las pérdidas por mermas o descuadres.
- Gestión Operativa y de Proveedores
- Planeación de compras: Control absoluto de cuentas por pagar, órdenes de compra y pagos programados a mitad de semana.
- Inventarios cíclicos: Ejecución de conteos cíclicos diarios en almacén que aseguran la veracidad de existencias.
- Control Comercial por Obra y Cliente
- Estadísticos de venta: Registro de compras exacto por tipo de material, cliente y obra específica.
- Atención en mostrador: Servicio ágil al cliente respaldado por la centralización de flujos de trabajo.
«Un ERP seguro permite realizar inventarios cíclicos diarios y programar pagos a proveedores en tiempo.»
Saldo Operativo: Transformación Digital en ACYMA
| Proceso Operativo | Antes (Esquema Distribuido) | Después (Con Intelisis ERP) |
| Generación Contable | Distancia operativa entre el vendedor y el departamento contable. | Contabilidad en línea generada en tiempo real por cada transacción. |
| Cierres Mensuales | Procesos lentos y extemporáneos por recopilación manual de datos. | Reducción de un 50% a 60% en los tiempos de cierre contable. |
| Ventas y CRM | Falta de visibilidad integrada del comportamiento del cliente por obra. | CRM totalmente conectado con estadísticas por cliente, material y proyecto. |
El Impacto Comercial: Decisión basada en datos y desarrollo a la medida
La centralización de la información no solo aportó seguridad y control, sino que impulsó una ventaja competitiva basada en la innovación.
En palabras de la propia dirección de ACYMA sobre el impacto directo en sus cierres contables y la toma de decisiones:
«Nos ayudó a reducir un 50, 60% el tiempo de cierres contables. El tiempo de respuesta de los contadores es mucho más rápido; el trabajo del contador no es hacer la contabilidad, la contabilidad la hace el vendedor en mostrador de manera automática. Nos ha permitido llevar una contabilidad al día para poder tomar decisiones en tiempo real.»
Adicionalmente, el equipo directivo destaca la flexibilidad de la plataforma para respaldar sus proyectos únicos:
«Hemos hecho desarrollos con ellos, trajes a la medida que hemos requerido. Siempre ha habido esa disposición de llevar a cabo los proyectos que hemos tenido en mente.»
«Contar con contabilidad al día y un sistema que se adapta al negocio genera una ventaja competitiva.»
Preguntas Frecuentes (FAQs)
A través de un flujo documental integrado donde cada transacción realizada por el vendedor de mostrador genera de manera automática el registro contable en línea.
Logró una reducción drástica de entre un 50% y 60% en los tiempos de cierre, permitiendo llevar la contabilidad al día.
Permite integrar el CRM, llevar un estadístico detallado de compras por cliente o por obra y realizar inventarios cíclicos diarios en tienda.
Conclusión
La industria de la construcción y los acabados requiere una respuesta ágil para gestionar ventas de mostrador, surtido por obras y finanzas corporativas sin desfases.
En este contexto, el caso de ACYMA refleja cómo la tecnología adecuada elimina la brecha entre la operación comercial y la contabilidad, convirtiendo los datos en decisiones estratégicas de negocio.
Gracias a Intelisis ERP, la empresa obtuvo beneficios directos como la reducción de un 50% a 60% en los tiempos de cierre contable, la contabilidad en línea generada en el mostrador, el control estricto de proveedores y pagos.
Así como la integración de un CRM a la medida. Esta infraestructura tecnológica centralizó sus flujos de trabajo, brindándole una ventaja competitiva sostenible en el mercado de acabados.
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