Los softwares ERP se han posicionado como una de las herramientas más eficaces en el mercado empresarial, su principal objetivo es el de optimizar los procesos internos y entre ellos se encuentra la facturación electrónica, una herramienta que ha traído diversas ventajas.

Este tipo de módulos permiten hacer la emisión de facturas de manera ilimitada, almacenando y clasificando la información obtenida en el ordenador designado. Además que la mayoría de softwares ERP que lo incluyen se encuentran bajo los lineamientos del SAT que les permite colocar la certificación CFDI a cada factura.

Entre sus principales ventajas se encuentra que los procesos de facturación se pueden realizar dentro de la empresa, así como la administraicón de timbrados, sellos, etc. Además, este tipo de procedimiento permite que el almacenamiento de datos se lleve a cabo en los servidores de la empresa, evitando así fugas de información o posibles retrasos.

Si tu empresa está considerando adquirir un ERP con módulo de facturación electrónica, deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Accesibilidad: Los ERP que almacenan los datos en la nube facilitan el acceso a la información desde cualquier servidor y dispositivo conectado a internet.
• SAT: Un aspecto de suma importancia es verificar que el proveedor de ERP esté autorizado para proporcionar la certificación a los CFDI.
• Precio: Si bien la adquisición de un ERP puede representar una inversión fuerte, comprar por partes sistemas o módulos independientes puede resultar un costo más elevado.

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Protege a tu negocio de estos 4 problemas de cuidado para migrar a CFDI 3.3 y pasa unas felices fiestas sabiendo que tus facturas están bien hechas.

1. Certificados de Sello Digital actualizados (CSD)

Si tu negocio cuenta con CSD generados con el algoritmo SHA-1, habilitado para facturar la versión 3.2, es muy importante que obtengas los nuevos certificados CSD SHA 256 para cumplir con la actualización de disposiciones fiscales. De lo contrario, la versión obsoleta reportará un error al momento de facturar.

Utiliza este manual elaborado por el SAT para guiarte en el proceso.

2. Timbres para notas de crédito

Dentro de los cambios que forman parte del CFDI 3.3, la información sobre cómo y cuándo timbrar una nota de crédito ha sido tema de dudas o simplemente no se sabe al respecto. Para ello, el SAT publicó una video que ayuda a resolver el punto (La transmisión dura 60 min y contiene información valiosa sobre la emisión de notas de crédito, el tema del timbrado aparece en el 53:20).

Tómate el tiempo para ver esta información que te puede ahorrar problemas futuros al momento de llenar y procesar tus facturas.

3. Manejo del Complemento de Pagos

Debe utilizarse para operaciones cuyo pago sea en parcialidades y cuando se reciba el pago en una sola exhibición. Ten en cuenta que sólo aplica cuando dicho pago no se cubra al momento de la expedición del comprobante.

Recuerda este dato cada vez que elabores una factura y tu migración será mucho más sencilla.

4. Código Postal, el dato más importante

Anteriormente las facturas contaban con los nombres y domicilios de las partes involucradas en una transacción, la versión 3.3 del CFDI no contempla esta información para ninguna de ellas. El código postal de las empresas toma el lugar de esta información y volviéndose un factor crítico para que los comprobantes puedan ser validados y adjudicados respectivamente por el SAT.

Verifica tu CP y el de los domicilios asociados a tu negocio antes de empezar a emitir facturas 3.3.

Conclusión

Como es de esperarse, aún se presentan problemas y situaciones que han cambiado con respecto de cómo se hacían en la versión 3.2, asegúrate de informarte bien y de buena fuente para que tu negocio cumpla con las nuevas disposiciones fiscales. Si cuentas con un sistema de contabilidad, ERP o similares, acércate a tus proveedores para corroborar que estás listo para 2018.

¿Aún tienes dudas sobre cómo migrar tu negocio a esta versión?
¡Escríbenos tus dudas! Será un placer ayudarte.

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1. Verifica tu información fiscal

Asegúrate que el Código Postal de los domicilios fiscales asociados a tu negocio estén en línea con la información incluida en tus CFDI. De igual manera, verifica que tu Régimen Fiscal sea el indicado.

2. Define el uso de cada CDFI

Cada nueva factura debe establecer su uso de acuerdo al catálogo provisto por el SAT, mismo que te ayudará con el punto 1 y 3 de esta guía.

3. Actualiza tus catálogos de productos o servicios

SAT publicó un catálogo de más de 50,000 productos/servicios para consulta y selección, el cual incluye también Unidades de Medida.

4. Revisa los conceptos aplicables a tus productos o servicios

Ten cuidado de que no incluyan caracteres especiales (no están permitidos) y tengan un límite de 1000 caracteres de longitud. Ayúdate de este buscador.

5. Confirma la infomación de tus clientes

Cada nueva factura emitida será verificada por el SAT. Valida los RFC de tus clientes antes de emitir tus comprobantes.

6. Solicita la actualización de tu software

Si cuentas con un ERP o sistema de contabilidad electrónica, acude con tu proveedor para hacer las modificaciones adecuadas a tu plataforma, para evitar problemas de compatibilidad o desempeño.

Es muy importante contar con los datos correctos de tu negocio y tus clientes para evitar emitir un comprobante que no cumpla con los requerimientos necesarios (las multas por utilizar un formato anterior o no vigente pueden llegar hasta los $13,750 pesos). Los requerimientos de información y veracidad de datos del nuevo CFDI son menos permisivos que en sus versiones anteriores.

Toma tus precauciones y deja a tu negocio listo para empezar bien el año.

¿Qué otras medidas has tomado en tu negocio para prepararte para este cambio?
¿Hay alguna información que te gustaría conocer?
¡Déjanos tu comentario!

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Ciudad de México, 30 de Noviembre, 2017. Los temas en materia fiscal se convierten en tabú cuando no pertenecen a los tópicos cotidianos de conversación y es muy frecuente que, seas una persona que declare impuestos o no, éste se vuelva un lenguaje digno de cualquier novela de Tolkien hablada en lengua élfica.

Debido a ello, sólo aquellos provenientes de los parajes de la contaduría, administración, finanzas, economía, banca, entre otros, son los privilegiados de entender de forma casi automática, la terminología fiscal, lo que sesga, muchísimo, la comprensión para los simples mortales.

De esta forma, Intelisis, marca líder en desarrollo de herramientas tecnológicas en administración empresarial, además de facilitar los procesos fiscales, para sus clientes, a través de la reducción de pasos en la compilación, archivo y organización de las facturas y la comunicación entre las áreas involucradas, explica el proceso y las partes que integran al sistema fiscal.

El sistema fiscal, que es el conjunto de normas hace referencia al cumplimiento del pago de contribuciones, mejor conocidos como impuestos. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es el encargado de verificar que esto se realice, y cataloga a los contribuyentes en dos tipos: personas físicas y personas morales.

Las personas físicas son aquellas que no trabajan en una empresa u organización, así como los artistas, los doctores particulares, los comerciantes independientes, los freelance, o sea, todos aquellos que expiden un recibo de honorarios o factura con sus datos.

Las personas morales son un conjunto de personas físicas, en una sociedad o compañía, y éstas declaran impuestos de forma diferente, pues sus obligaciones y derechos son distintas.

Para determinar el correcto cálculo de impuestos, se emiten comprobantes de las ventas, las bien llamadas facturas, que sirven para justificar los gastos o egresos. Hoy en día, se emiten de forma digital, con el nombre de CDFI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a través de una aplicación conocida como facturación electrónica, que puede ser enviada a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para que se valide y se certifique, con una especie de sello digital.

Las consecuencias de no pagar impuestos o equivocarse al hacerlo, son pagar una multa, embargos y en casos extremos detener la operación económica, es por ello que es importante llevar un control de esto.

Es por eso que, Intelisis ha desarrollado software con la funcionalidad de controlar estos procesos fiscales, que permiten a las personas morales registrar sus movimientos, con los que se compruebe ante al SAT, sus ingresos, egresos y el monto de sus impuestos.

En el caso de ser persona física lo ideal es que cuentes con un especialista en el rubro que te ayude a organizar esta información, justo porque Hacienda emite fechas en específico para el pago de los impuestos, y puede pasar, que se te olvide o no las tengas como se necesitan exponer.

“El orden es fundamental para lograr tus pagos de impuestos a tiempo, pero también es estar al día con las actualizaciones y modificaciones que emite Hacienda, cada seis meses aproximadamente. En Intelisis, en nuestras soluciones, además de tener aplicaciones específicas para cada área de las compañías, ponemos especial cuidado en materia fiscal, y actualizamos la plataforma, respondiendo a las necesidades de nuestros clientes”, comenta Jorge Jiménez, Gerente de Desarrollo de Negocio de Intelisis.

Es así como los expertos de Intelisis, refieren que la parte administrativa del proceso fiscal es muy importante, pues la información debe de estar perfectamente documentada: cada nota, cada factura, cada recibo en orden, crearán un control en la entrada y salida de capital de las empresas, y que a través de soluciones como las que desarrolla Intelisis, logran que éstas, estén tranquilas, seguras y se vuelvan más competitivas.

Por: Angélica Gutiérrez | Sandy Navarro vía Serna PR

Sobre Intelisis

Con más de 30 años de experiencia, Intelisis es una empresa mexicana, líder en soluciones de gestión empresarial de tipo Enterprise Resource Planning (ERP), un software especializado que automatiza los procesos de cada una de las áreas que componen a la organización para aumentar su productividad y reducir costos. Desde 2008 forma parte de Grupo Aspel y consolida información financiera en INBURSA de Grupo Carso.

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